Jusqu’à maintenant pour envoyer un document par courrier en UTI, il fallait :
- Rédiger la lettre
- La mettre dans un parapheur
- Poser le parapheur sur le bureau du signataire
- Récupérer le document signé généralement dans la foulée
- Envoyer le document
Pour une fois qu’il y avait un processus de simple à VNF, c’était trop beau pour que cela dure… Donc est apparue cette chère ÉLISE !
Pour faire simple et le plus court possible, le processus peut être celui-ci :
- Prendre en charge un document reçu en l’enregistrant dans ÉLISE tout en renseignant tous les éléments nécessaires
- Créer un processus pour une réponse
- Demander des taches pour ce document suivant les destinataires internes :
- Prise en charge
- Lecture
- Traitement
- Validations
- Signature
- Enregistrer le document comme « expédié » dans Élise
- Diffuser par voie postale
- Notifier l’envoi à tous les intervenants dans le processus
Pour ceux qui chercheraient de fausses notes dans cette partition, quelques indices dans les 24 tutoriels pour les utilisateurs (et faut bien ça…) :
Extraits :
« Une fois le projet de réponse rédigé et validé, il convient d’imprimer le courrier définitif, de le faire signer (de manière manuscrite) et de l’intégrer à Élise en tant que courrier signé. »
QUELLE AVANCÉE ! Ne jetez surtout pas vos anciens parapheurs, ils serviront encore. Bon, ce sera plus long, mais c’est le progrès…
« Si le courrier signé a été réalisé en dehors d’Élise, il ne contient pas le QR code de reconnaissance. Il convient alors d’utiliser la fonction d’impression, option “fiche de numérisation” puis de scanner vers Élise les deux feuilles : fiche de numérisation puis courrier signé. Le courrier signé viendra automatiquement s’insérer comme une pièce du dossier courrier ».
Quand on vous dit que ce logiciel va vous simplifier la tâche…
« Attributions multiples : à un moment donné, plusieurs destinataires peuvent avoir, en même temps, des tâches à effectuer. L’attributaire actif à ce moment doit se charger de coordonner les actions des uns et des autres pour aboutir au traitement du courrier. »
Et pour l’attributaire actif susnommé, bonne chance à lui pour gérer cela… déjà qu’avant il fallait des années pour comprendre certains circuits de signatures selon les sujets… Mais oui, si vous ne l’aviez pas encore compris, ÉLISE va vous amener gain de temps et simplicité dans la gestion des courriers…
On se demande quelles têtes bien pensantes et bureaucratiques continuent de pousser le déploiement de ce logiciel à VNF alors qu’il fait une majorité de mécontents… A-t-on déjà oublié que les personnels en UTI ont d’autres choses à faire que d’essayer de se débrouiller avec des outils chronophages de la sorte ?
DES MOTS ET DES MAUX
S’il existe des petits MOTs, de grands MOTs, des gros MOTs, des MOTs doux…
Il convient de rappeler à ces directions qui nous en abreuvent régulièrement que tout doit avoir un sens et que chaque MOT, de par son sens, peut provoquer bien des MAUX.
Force est de constater les communications qui sont MOTivées par une volonté de vendre des objectifs fixés qui comportent de bons MOTs sans toutefois se soucier des MAUX qu’elles génèrent car l’éMOTion ne se maîtrise pas, c’est un ressenti…
Aussi quel que soit le MOTif, si vous voulez rester MOTeur, attention à ce que vos MOTs ne soient pas source de MAUX car nous ne sommes pas des aniMAUX…
Sinon, les gros MOTs finiront par être de sortie et en attendant MOTus et surtout évitez les MOTs doux, nous n’y croirions pas…
